Forestil dig at du går på en markedsplads. Luften er fyldt med gøgl, karruseller, skydetelte og duften af popcorn. Du er på udflugt med familien, og I går omkring og nyder stemningen.
Pludselig får du øje på et telt, hvor der på skiltet ovenover står: ”spåkonen viser dig din fremtiden”. Dette lyder jo ret lovende, så du bestemmer dig for at kigge nærmere på forholdene. Inde i teltet sidder en gammel, rynket dame med en krystalkugle foran sig. Det minder mest af alt om en scene fra en dårlig film, men da prisen er lav beslutter du dig for at gå med på spøgen.
Spåkonen fortæller dig, at hun er den eneste spåkone, der giver garanti på sine forudsigelser, hvilket betyder, at du får dine penge igen, hvis hendes forudsigelser er forkerte. Dette lyder jo ret fantastisk, og du læner dig beroliget tilbage i stolen og lytter til, hvad hun har at sige.
Ovenstående scenarium er selvfølgelig fri fantasi, men hvad nu hvis det var rigtigt? Lad os lege med tanken om, at du kan gå ind til denne spåkone og spørge om, hvad der kommer til at ske i dit liv? Nu ved jeg godt, at du sikkert sidder og ønsker lottotallene for næste uge eller noget i den stil. Men lad os indsnævre spåkonens evner en smule. Lad os antage, at hun kan komme med præcise forudsigelser omkring dit arbejdsliv, hvem dine nye kollegaer bliver, hvor stor budgettet bliver for næste år, hvilke folk der kommer på besøg i virksomheden, hvornår der skal bygges til kontorbygningen, om der er risiko for fyringer det næste år, om du måske bliver forfremmet osv. osv. osv. Alt sammen noget som de fleste synes, kunne være rart at vide. Hvordan ville du have det med at kende sandheden om de ovenstående eller lignende punkter?
De fleste mennesker ville opleve en betydelig forøgelse af deres tryghed og afslappethed i forhold til deres arbejde. Tænk hvis man viste, hvornår arbejdspuklen var overvundet, eller om der bliver indført overarbejde igen. Ville det ikke skabe en større overskuelighed, når du skulle planlægge dine fremtidige arbejdsopgaver? Og hvad med dit familieliv? Ville det skabe større ro i familielivet, hvis du vidste præcist, hvad du kunne forvente dig fra arbejdspladsen? Ja, i de fleste tilfælde ville det!
Ovenstående fantasiscenarium foreslår jeg ofte, når jeg holder kursus i en virksomhed. Jeg fortæller kursisterne, at krystalkuglen kan fortælle dem alt om deres arbejde og kun deres arbejde. I de fleste tilfælde får jeg følgende kommentar: ”Jamen, det er der da ikke noget ved. Alt dette kan jeg få at vide af chefen…..”. Og dette er præcist den kommentar, jeg ønsker. For selvfølgelig kan vi få de fleste af de ovenstående informationer fra chefen, men gør vi det? Har du det store overblik over, hvor dit team, din afdeling og hele virksomheden bevæger sig hen? Ved du, hvordan din arbejdsdag vil blive tilrettelagt om en uge, en måned eller halvt år? Har du nogen som helst ide om, om der skal fyres eller ansættes folk i fremtiden, og om det skal ske i din afdeling? Osv.
Faktum er, at forudsigelighed på arbejdspladsen er en fantastisk styrke. Jeg ved godt, at det selvfølgelig ikke er alt, der kan forudsiges, men det er heller ikke nødvendigt. Vi ved blot fra utallige undersøgelser, at noget af det, der ofte medfører massivt stress hos medarbejderne i en virksomhed er en stor grad af uforudsigelighed. Hvis man konstant skal skifte retning uden at vide hvorhen, hvorfor eller hvordan, så bliver ens arbejdsindsats præget af apati og ligegyldighed. Hvis ikke der fra ledelsen bliver sat en retning, en tidsplan og en forklaring på de evige retningsskift, så læner folk sig til sidst tilbage i frustration og nægter at yde deres bedste.
Som altid når jeg beskæftiger mig med emnet stress, så ligger ansvaret ikke kun et sted. Men lad os starte ved chefen. Chefen er ofte den person, som ved lidt mere om de overordnede forhold end den menige medarbejder. Derfor er det chefens pligt og ansvar at vurdere, hvor mange informationer, der skal sendes videre ned gennem systemet. Det er ikke sådan, at alle nødvendigvis skal vide alt om hele firmaet, hvilket også i mange firmaer vil blive totalt umuligt. Sælgeren på Sjælland har ikke meget brug for viden om en ny pakkemaskine i afdelingen i Skagen, med mindre det er afgørende for vedkommendes salg. Her er det chefens ansvar at vurdere, hvilke personer, der skal have hvilke informationer. Det er selvfølgelig en balancegang, hvor man heller ikke skal overdynge alle i virksomheden med ligegyldig viden.
På mange virksomheder har jeg foreslået et fast nyhedsbrev/email, som med faste mellemrum fortæller, hvad der sker i virksomheden i den næste uge eller den næste måned. Der kan selvfølgelig altid komme afbræk i planen, men generelt giver det en god følelse af forudsigelighed.
Som chef vil man opleve, at denne indsats med at informere personalet om relevante forhold i fremtiden, vil betale sig mange gange igen. Når personalet ved, hvilke forhold og problemer der kan forekomme i den nærmeste fremtid, så er det også mere sandsynligt, at de kan komme med løsningsforslag, inden problemerne opstår.
Men ansvaret ligger jo ikke kun hos chefen. Det er fint, at chefen sørger for en jævnlig informationsstrøm i form af et nyhedsbrev eller lignende. Men hvad nu hvis den information, han udvælger, ikke er den rigtige? Hvis du er medarbejder i en virksomhed, og ønsker en større grad af forudsigelighed, så har du ansvaret for én af følgende muligheder:
1. I får allerede nyhedsbrev med informationer
Her er det dit ansvar at vurdere, om indholdet er rigtigt. Er der punkter, du ønsker bedre belyst? Kunne du godt tænke dig, at blive informeret om ting tre måneder ude i fremtiden i stedet for kun en uge? Osv. Bliv enig med dig selv eller dit team om, hvad du/I kunne tænke jer at få ændret i informationsformen og meddel det klart til din chef. I ni ud af ti tilfælde, vil det være en lettelse for chefen at få at vide, præcist hvilken information hans medarbejdere har mest behov for at få at vide.
2. I får ikke noget nyhedsbrev eller anden information
Her er arbejdsprocessen selvfølgelig lidt længere. Først skal du jo sælge ideen om nyhedsbrevet til din chef. Fortæl vedkommende om, hvad det vil gøre ved effektiviteten og motivationen blandt medarbejderne, og kom så med et forslag til den præcise form og forslag til muligt indhold.
Hvis du virkelig vil tage ansvaret for en bedre informationsstrøm, så tilbyd at skrive nyhedsbrevet for din chef. Han/hun skal så blot levere materiale til dig, så skriver og sender du det videre i systemet.
Effekten af ovenstående proces skulle gerne være en betydelig bedre information ned igennem systemet. Mange virksomheder har allerede et system, men virker det? Tjek det efter i sømmene og se, om det kan forbedres.
Essensen af denne artikel er som følger:
Hvis ikke din virksomhed har en krystalkugle, så må du tage ansvaret for, at I anskaffer en.
Hvis din virksomhed allerede har en krystalkugle, så er det dit ansvar at pudse kuglen, så den altid giver klare og brugbare informationer.
